Ratgeber · Was kostet KI? Was kostet KI
im Unternehmen wirklich?

Zwei Fälle, zwei Kostenbilder

Hinter „KI im Unternehmen“ stecken meist zwei sehr verschiedene Dinge. Die Kosten unterscheiden sich entsprechend.

Die fünf Kostenblöcke

1. Lizenzen pro Nutzer

Für KI-Werkzeuge, die Ihr Team selbst bedient, zahlen Sie pro Person und Monat. Zwei Beispiele für Listenpreise, Stand Oktober 2026, ohne Mehrwertsteuer:

• ChatGPT Business: laut OpenAI 20 US-Dollar je Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung, 25 US-Dollar bei monatlicher Zahlung, ab zwei Plätzen.
• Microsoft 365 Copilot Business: laut Übersicht der Copilotenschule, die sich auf die Produktseite von Microsoft beruft, regulär 18,20 Euro je Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung, bis Ende 2026 im Angebot für 15,60 Euro. Voraussetzung ist ein passender Microsoft-365-Tarif, der extra kostet.

Preise ändern sich oft. Prüfen Sie den aktuellen Stand beim Anbieter.

2. Nutzung nach Verbrauch

Läuft KI im Hintergrund eines Ablaufs, wird das Sprachmodell meist nach Verbrauch abgerechnet, also nach der Menge Text, die es liest und schreibt. Bei kleinen Mengen ist das wenig. Ohne Kontrolle kann es aber teuer werden. Die Börsen-Zeitung berichtet von einem Start-up, das 5.000 bis 10.000 Euro im Monat eingeplant hatte und in einem Monat 50.000 Euro zahlte. Seitdem setzt es Alarme bei Verbrauchsgrenzen. Fragen Sie deshalb jeden Anbieter, wie der Verbrauch begrenzt und überwacht wird.

3. Einrichtung

Ein Ablauf muss beschrieben, gebaut und mit echten Fällen getestet werden. Hier liegt bei Automatisierungen der größte Einzelposten. Wie groß, hängt vom Umfang ab. Wie weit die Spannen am Markt auseinandergehen, zeigt ein Kostenrechner eines Softwareanbieters: Er setzt für die Integration von KI in bestehende Software 15.000 bis 250.000 US-Dollar an. Eine Spanne mit dem Faktor 16 sagt vor allem eines: Ohne Blick auf den konkreten Ablauf ist jede Zahl geraten.

4. Anbindung an Ihre Systeme

Ein Ablauf bringt erst etwas, wenn das Ergebnis dort landet, wo Ihr Team arbeitet: im Postfach, in der Buchhaltung, im ERP oder in der Branchensoftware. Laut Bitkom nennen 41 Prozent der Unternehmen, die KI nutzen, die Integration in bestehende Systeme als Kostenposten. 50 Prozent nennen die Aufbereitung von Daten, 51 Prozent Infrastruktur wie Cloud und Rechenleistung.

5. Betrieb

Ein Ablauf läuft nicht von allein für immer. Absender ändern ihr Rechnungslayout, ein Programm bekommt ein Update, eine Regel muss angepasst werden. Jemand muss den Ablauf überwachen und reparieren. Das kostet entweder eigene Arbeitszeit oder einen monatlichen Betrag an einen Dienstleister. Wer diesen Block vergisst, rechnet zu günstig.

Warum KI oft teurer wird als geplant

Laut einer Umfrage des Bitkom hat ein Drittel der Unternehmen (33 Prozent) festgestellt, dass KI zu deutlich höheren Kosten geführt hat als erwartet. Die häufigsten Gründe aus unserer Sicht:

• Zu groß angefangen. „KI für alles“ hat kein festes Ende und kein festes Budget.
• Betrieb nicht eingeplant. Siehe Block 5.
• Verbrauch nicht begrenzt. Siehe Block 2.
• Daten unterschätzt. Wenn Unterlagen verstreut oder uneinheitlich sind, kostet das Aufräumen mehr als die KI.
• Lizenzen ohne Plan. Lizenzen für alle gekauft, genutzt von drei Leuten.

Was den Preis einer Automatisierung treibt

Wenn Sie Angebote vergleichen, schauen Sie auf diese Fragen. Sie entscheiden mehr über den Preis als das Wort „KI“:

• Wie viele Eingangswege gibt es (Briefkasten, Postfächer, Portale)?
• Wie viele Dokumentarten soll der Ablauf erkennen?
• Wie viele Regeln und Freigabestufen braucht er?
• Muss er an ERP, Buchhaltung oder Branchensoftware angebunden werden?
• Wie sensibel sind die Daten?
• Soll ein eigenes Gerät im Büro stehen?

Den Nutzen grob rechnen

Der Preis allein sagt nichts. Rechnen Sie vorher den Nutzen. Die einfachste Formel: Fälle pro Monat mal Minuten pro Fall, geteilt durch 60. Das Ergebnis sind Stunden pro Monat.

Beispiel mit runden Zahlen: 400 Eingangsrechnungen im Monat, 6 Minuten pro Rechnung für Abtippen und Zuordnen. Das sind 400 mal 6 durch 60, also 40 Stunden im Monat. Bleibt nach der Automatisierung 1 Minute pro Rechnung für die Prüfung, werden rund 33 Stunden frei. Diese Stunden stellen Sie den Kosten aus den fünf Blöcken gegenüber. Mehr dazu im Ratgeber Büroarbeit automatisieren.

So senken Sie die Kosten

• Mit einem Ablauf anfangen. Ein fester Umfang hat einen festen Preis.
• Festpreis statt Stundenzettel. Fragen Sie nach einem schriftlichen Festpreis für einen klar beschriebenen Umfang.
• Vorhandene Systeme nutzen. Eine Automatisierung, die in Ihr Postfach und Ihre Buchhaltung liefert, braucht keine neue Software für alle.
• Verbrauch begrenzen. An das Sprachmodell geht nur der Text, den die Aufgabe braucht.
• Förderung prüfen, bevor Sie beauftragen. Der Stand für NRW steht im Ratgeber KI-Förderung NRW.

So rechnet Lamatics

Bei Lamatics bekommen Sie für den ersten Ablauf einen Festpreis, als Erste Automatisierung in Ihren bestehenden Systemen oder als KI-Assistent im Büro mit eigenem Gerät. Der Betrieb läuft danach als monatlicher Service, damit Block 5 nicht an Ihnen hängen bleibt. Den Festpreis bekommen Sie nach dem kostenlosen Erstgespräch schriftlich, bevor etwas startet. Wie es nach dem ersten Ablauf weitergehen kann, zeigen die Ausbaustufen. Wie viel Handarbeit im eigenen Betrieb wegfällt, steht mit Rechenweg in der Fallstudie Morgenautomatik.