Ratgeber · Eingangsrechnungen automatisieren Eingangsrechnungen automatisch verarbeiten,
mit Prüfung an der richtigen Stelle.

Wie der Rechnungseingang heute oft läuft

In vielen Betrieben sieht der Weg einer Rechnung so aus: Sie kommt per Mail an eine allgemeine Adresse oder per Post. Jemand druckt sie aus oder leitet sie weiter. Die zuständige Person prüft sie, irgendwann. Danach geht sie an die Buchhaltung, wird abgetippt oder hochgeladen und abgelegt.

Das Problem ist selten eine einzelne Rechnung. Es ist die Menge und das Hin und Her. Rechnungen liegen in Postfächern, Skontofristen laufen ab, Rückfragen dauern. Und am Monatsende sucht jemand die fehlenden Belege zusammen.

Die fünf Stationen einer Eingangsrechnung

Egal wie groß Ihr Betrieb ist: Jede Eingangsrechnung durchläuft dieselben fünf Stationen. Für jede lohnt sich die Frage, was eine Maschine übernehmen kann und was nicht.

1. Eingang

Rechnungen sollten an genau einer Stelle ankommen, zum Beispiel an einer eigenen Adresse wie rechnung@ihrbetrieb.de. Papierrechnungen werden einmal gescannt und landen im selben Eingang. Je weniger Kanäle, desto einfacher alles Weitere. Bitten Sie Ihre Lieferanten, an diese Adresse zu schicken.

Rechnungen aus Lieferantenportalen, die man selbst herunterladen muss, sind ein eigener Kanal. Notieren Sie, welche Portale es gibt und wer dort heute die Belege holt. Genau diese Belege fehlen am Monatsende am häufigsten.

2. Erfassen

Hier liegt der größte Zeitgewinn. Software liest aus der Rechnung Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuersatz, Fälligkeit und Bankverbindung aus. Bei PDFs und Scans übernimmt das ein Sprachmodell oder eine Texterkennung. Bei echten E-Rechnungen liegen diese Daten schon strukturiert vor (dazu unten mehr).

3. Prüfen

Ein Teil der Prüfung ist Fleißarbeit, und die kann eine Maschine gut:

• Ist diese Rechnung schon einmal eingegangen?
• Passt der Betrag zur Bestellung oder zum Auftrag, falls es eine gibt?
• Stimmen Pflichtangaben wie Rechnungsnummer und Datum?
• Ist die Bankverbindung dieselbe wie beim letzten Mal?
• Rechnet die Rechnung richtig, passen Netto, Steuer und Brutto zusammen?

Der andere Teil ist sachlich: Wurde die Leistung wirklich so erbracht? Diese Frage beantwortet die Person, die bestellt hat. Die Automatisierung sorgt nur dafür, dass die Rechnung schnell bei ihr ankommt.

4. Freigeben

Für die Freigabe legen Sie Regeln fest. Zum Beispiel: Wiederkehrende Rechnungen mit gleichem Betrag gehen an die Buchhaltung, alles über einer bestimmten Summe an die Geschäftsführung. Die Freigabe selbst ist ein Klick, aber sie bleibt eine menschliche Entscheidung. Eine Zahlung sollte nie ohne Freigabe ausgelöst werden.

Legen Sie auch fest, was passiert, wenn niemand reagiert. Eine Erinnerung nach zwei Tagen und eine Vertretung im Urlaub verhindern, dass Skontofristen ablaufen.

5. Übergabe und Ablage

Freigegebene Rechnungen gehen mit den erfassten Daten an die Buchhaltung und werden abgelegt. Die Automatisierung sorgt dafür, dass jeder Beleg am richtigen Ort liegt und auffindbar ist. Welche Fristen und Regeln für die Aufbewahrung gelten, steht weiter unten.

Formate im Vergleich: Papier, PDF, ZUGFeRD, XRechnung

Im Rechnungseingang kommen heute mehrere Formate gleichzeitig an. Für die Automatisierung unterscheiden sie sich vor allem darin, wie die Daten herauskommen.

Die Zuordnung der Formate stammt aus den Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums (Stand März 2026). Die rechte Spalte zeigt den eigentlichen Punkt: Die E-Rechnung spart das Auslesen, nicht die Prüfung.

Was die E-Rechnung ändert

Seit dem 1. Januar 2025 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen in der Regel eine E-Rechnung zu verwenden. Empfangen können müssen Unternehmen sie seitdem. Laut Bundesfinanzministerium genügt dafür schon ein E-Mail-Postfach.

Für den Versand gelten Übergangsfristen. Das hat direkte Folgen für Ihren Eingang, denn Ihre Lieferanten dürfen sie nutzen:

• Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen alle Rechnungsaussteller statt einer E-Rechnung eine sonstige Rechnung schicken. Papier geht immer, ein PDF per Mail nur, wenn Sie als Empfänger zustimmen.
• Bis zum 31. Dezember 2027 gilt das weiter für Aussteller mit kleinem Vorjahresumsatz unterhalb der gesetzlichen Grenze. Auch ältere EDI-Verfahren dürfen bis dahin weiterlaufen.
• Ab dem 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen tatsächlich verpflichtend.

Ausnahmen gibt es unter anderem für Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise. Die Auffassung der Finanzverwaltung im Einzelnen steht in den BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und vom 15. Oktober 2025.

Wichtig ist der Unterschied zum PDF: Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD. Ein normales PDF zählt nicht dazu. Für die Automatisierung ist das eine gute Nachricht. Die Daten müssen bei einer E-Rechnung nicht mehr aus einem Bild gelesen werden, sie stehen schon maschinenlesbar in der Datei.

Zwei Dinge bleiben aber gleich. Erstens: Die sachliche Prüfung und die Freigabe ändern sich nicht. Zweitens: Bis Ende 2027 kommen weiter PDFs und Papierrechnungen. Ein guter Rechnungseingang verarbeitet alle Formate in einem Ablauf. Für Ihre steuerlichen Pflichten im Einzelnen gelten die Schreiben des Bundesfinanzministeriums, nicht dieser Ratgeber.

Aufbewahrung und GoBD

Rechnungen sind Buchungsbelege. Für sie gilt eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren, nach § 14b Umsatzsteuergesetz und nach § 147 Abgabenordnung. Die Frist der Abgabenordnung für Buchungsbelege wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz mit Wirkung zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt.

Für E-Rechnungen kommt eine Besonderheit hinzu. Aufzubewahren ist mindestens der strukturierte Teil, und zwar unverändert in seiner ursprünglichen Form. Seit der Änderung der GoBD vom 14. Juli 2025 genügt es, nur diesen strukturierten Teil aufzubewahren. Den lesbaren PDF-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung brauchen Sie nur dann zusätzlich, wenn er weitere steuerlich wichtige Angaben enthält, etwa Buchungsvermerke.

Für die Automatisierung heißt das praktisch:

• Die Originaldatei wird so abgelegt, wie sie ankam, ohne Umwandlung in ein anderes Format.
• Vermerke zur Prüfung und Freigabe werden getrennt gespeichert, nicht in die Rechnung geschrieben.
• Der Ablauf selbst wird beschrieben. Die GoBD verlangen für elektronische Buchführung eine Verfahrensdokumentation. Eine Automatisierung im Rechnungseingang gehört dort hinein.

Was das im Einzelnen für Ihren Betrieb bedeutet, klären Sie mit Ihrer Buchhaltung.

Wo der Mensch prüfen muss

Automatisierung im Rechnungseingang ist dann gut, wenn sie ihre Grenzen klar benennt. Diese Punkte sollten Sie nicht der Maschine überlassen:

• Neue oder geänderte Bankverbindung. Ein bekannter Betrugsweg sind gefälschte Rechnungen mit neuer IBAN. Die Automatisierung erkennt die Änderung und meldet sie. Bestätigen sollte sie ein Mensch, am besten über einen bekannten Kontaktweg zum Lieferanten.
• Sachliche Richtigkeit. Ob Menge, Leistung und Preis stimmen, weiß nur, wer bestellt hat.
• Zahlungsfreigabe. Gezahlt wird erst nach Freigabe.
• Unklare Kontierung. Wenn die Software unsicher ist, auf welches Konto oder welche Kostenstelle ein Beleg gehört, markiert sie ihn. Die Entscheidung trifft Ihre Buchhaltung.

Im eigenen Betrieb von Lamatics sieht das so aus: Am 13. Oktober 2026 wurden morgens 8 neue Belege aus Mails und Online-Portalen automatisch erfasst, 1 davon war unklar und wurde zur Entscheidung vorgelegt. Den ganzen Morgen beschreibt die Fallstudie Morgenautomatik.

Fertige Software oder eigene Automatisierung?

Viele Buchhaltungsprogramme haben heute eine Belegerkennung eingebaut. Wenn Ihre Rechnungen fast alle über einen Weg kommen und das Programm sie zuverlässig liest, ist das oft schon genug. Dann brauchen Sie keine zusätzliche Lösung.

Eine eigene Automatisierung lohnt sich also eher, wenn:

• Rechnungen über mehrere Kanäle kommen, etwa Mail, Post und Lieferantenportale,
• sie verschiedenen Aufträgen, Projekten oder Kostenstellen zugeordnet werden müssen,
• mehrere Personen freigeben und Rechnungen deshalb im Haus herumwandern,
• oder Ihre Software einen Teil des Ablaufs nicht abdeckt, zum Beispiel Erinnerungen an Skontofristen.

Typische Fehler

• Nur an PDFs denken. Bis 2028 kommen immer mehr reine XML-Dateien. Ohne passende Anzeige kann sie im Haus niemand lesen.
• E-Rechnungen in PDF umwandeln und nur das PDF ablegen. Der strukturierte Teil muss erhalten bleiben.
• Neue Bankverbindungen per Mail bestätigen. Wer die Rechnung gefälscht hat, liest auch diese Mail. Rufen Sie über eine bekannte Nummer an.
• Freigaberegeln nur im Kopf. Dann hängt jede Rechnung an einer Person.
• Mit der Anbindung an die Buchhaltungssoftware anfangen. Erst muss der Eingang sauber laufen, dann lohnt die Schnittstelle.

Womit Sie anfangen

1. Zählen. Wie viele Rechnungen kommen im Monat, über welche Wege, und wie lange dauert eine im Schnitt vom Eingang bis zur Ablage?
2. Einen Eingang festlegen. Eine Adresse für Rechnungen, ein Ordner für Scans.
3. Freigaberegeln aufschreiben. Wer gibt was frei, ab welchem Betrag?
4. Den ersten Ablauf automatisieren. Zum Beispiel: Rechnungen aus dem Postfach erfassen, auf Dubletten prüfen, der zuständigen Person zur Freigabe vorlegen und ablegen.
5. Ausbauen. Erst wenn das läuft, kommt die Anbindung an die Buchhaltungssoftware.

Wie die Buchhaltung als eine von vier Abteilungen in einem automatisierten Büro arbeitet, zeigt die Demo Ein Tag im KI-Büro. Im Beispiel dort werden an einem Vormittag bei vier Leuten rund 8 Stunden frei. Die Zeiten sind ein Beispiel, Ihre eigenen rechnen wir im Erstgespräch.

Checkliste für den Rechnungseingang

• Eine Adresse für Rechnungen, an alle Lieferanten mitgeteilt.
• Liste der Lieferantenportale mit zuständiger Person.
• E-Rechnungen können empfangen und lesbar angezeigt werden.
• Eine Probe-E-Rechnung empfangen, angezeigt und abgelegt.
• Freigaberegeln schriftlich, mit Vertretung und Erinnerung.
• Neue Bankverbindungen werden nur über bekannte Kontaktwege bestätigt.
• Originaldateien werden unverändert abgelegt.
• Ablauf in der Verfahrensdokumentation beschrieben.

Wovon der Aufwand abhängt

Ein solcher erster Ablauf ist bei Lamatics eine Erste Automatisierung zum Festpreis, eingerichtet in ein bis zwei Wochen in Ihren vorhandenen Werkzeugen wie Mail, Ordner oder Tabelle. Danach läuft der Betrieb als monatlicher Service. Wie hoch der Festpreis ist, hängt vor allem von diesen Punkten ab:

• Eingangswege. Ein Postfach ist schneller eingerichtet als Mail, Post und mehrere Lieferantenportale.
• Zuordnung. Rechnungen nur ablegen ist einfacher, als sie Aufträgen, Projekten oder Kostenstellen zuzuordnen.
• Freigabestufen. Eine Person, die freigibt, ist weniger Aufwand als mehrere Stufen nach Betrag oder Abteilung.
• Abgleich. Ein Abgleich mit Bestellungen oder dem Geschäftskonto ist ein zusätzlicher Baustein.
• Anbindungen. Die Anbindung an ERP, DATEV oder eine Warenwirtschaft gehört nicht in die erste Stufe. Sie wird als eigener Schritt zum Festpreis angeboten.

Den Festpreis bekommen Sie nach dem Erstgespräch schriftlich. Auf Wunsch läuft derselbe Ablauf auf einem eigenen Gerät bei Ihnen: der KI-Assistent im Büro inklusive Mac mini. Wie es nach dem ersten Ablauf weitergehen kann, zeigen die Ausbaustufen bis zum KI-Büro und der Ratgeber Prozessautomatisierung im Mittelstand. Kommen Ihre Rechnungen überwiegend als Papierpost an, passt der Ratgeber Posteingang digitalisieren als erster Schritt. Wie schnell Belege aus einem gemischten Eingang verteilt sind, sehen Sie in der Posteingang-Demo.

Lamatics wird von Quang Lam Bui geführt, der eine Ausbildung zum Steuerfachangestellten gemacht hat. Die Ausgaben im eigenen Betrieb werden automatisch kategorisiert, unklare Fälle werden markiert statt geraten. Das zeigen wir im Erstgespräch live. Steuerliche Beratung bieten wir nicht an.