Posteingang
Briefe lesen sich selbst
10 Sek. pro Brief am Scanner
Absender, Betrag und Frist landen von selbst im richtigen Vorgang und im Kalender.
Posteingang automatisieren
Prozessautomatisierung für den Mittelstand · Bielefeld
Wir bauen den Prozess.
Ihr Team hat den Kopf frei.
Post, Belege, Anfragen, Termine: Wiederkehrende Büroarbeit läuft automatisch. Sie starten mit einem Ablauf, der in 1 bis 2 Wochen produktiv ist.
- 10 Sek.pro Brief am Scanner
- 1 bis 2 Wochenbis der Ablauf live ist
- Über 30 Abläufe im eigenen BetriebIm Dauerbetrieb, belegt in der Fallstudie
- Festpreis, schriftlich vor dem StartNach dem Erstgespräch wissen Sie genau, was Sie bekommen und was es kostet
- Auch als Gerät im BüroAuf Wunsch läuft Ihr KI-Assistent auf einem eigenen Mac mini bei Ihnen
Der Unterschied
Wir verkaufen nichts,
Posteingang
Buchhaltung
Vertrieb
Organisation
2,5 Std.
30+
30 von 30
Wir verkaufen nichts,
was wir nicht selbst betreiben.
Lamatics läuft selbst auf den Automatisierungen, die wir für Kunden bauen. Vier Beispiele aus unserem Alltag, alle live vorführbar:
Posteingang
Buchhaltung
Ausgaben sortieren sich selbst
Jeden Morgen von selbst, ohne Abtippen
Kontoumsätze werden sortiert, unklare Fälle markiert statt geraten.
Kontoabgleich in der Fallstudie
Vertrieb
Gesprächsvorbereitung per Befehl
30 Min. → 1 Befehl vor jedem Kundentermin
Öffentliche Quellen werden zu einem einseitigen Briefing verdichtet.
Organisation
Aufgaben und Fristen im Griff
7 Aufgaben an einem Morgen von selbst angelegt
Die Übersicht hält sich aus Post, Mail und Banking selbst aktuell.
Demo: Ein Tag im KI-BüroAus unserer Fallstudie, zwei Zahlen gemessen, eine geschätzt:
Handarbeit gespart an einem einzigen Morgen: 10 Arbeitsschritte liefen vor 8 Uhr von selbst.
Schätzung, Beispielmorgen 13.10.2026automatische Abläufe laufen dauerhaft in unserem Betrieb, vom Kontoabgleich über die Post bis zur Fristenkontrolle.
Im Dauerbetrieb, belegt in der FallstudieMorgen, an denen der Abgleich mit dem Geschäftskonto vor 8 Uhr von selbst gestartet ist, ohne Abtippen.
15.09. bis 14.10.2026So haben wir gezählt
Quellen: unsere Tageslogs und die Protokolle der Abläufe, Stand 15.10.2026.
- 2,5 Stunden (geschätzt, nicht gemessen): So lange hätten die Arbeitsschritte des 13.10. von Hand gedauert, in Minuten: Adressrecherche 30, Belege 25, Briefe 20, Vertriebsentwürfe 20, Tagesplanung 15, nächtliche Prüfung 15, Buchungen 10, Zusammenfassung 10, Sicherung 5. Zusammen 150 Minuten. Ein sauberer Beispielmorgen, kein Durchschnitt.
- Über 30 Abläufe: 37 eingerichtet, ohne private Abläufe und Altlasten bleiben 32.
- 30 von 30: Der Kontoabgleich ist vom 15.09. bis 14.10. an jedem Tag vor 8 Uhr gestartet, 26 Läufe endeten fehlerfrei.
Was sich außerdem automatisieren lässt
Post ist nur ein Beispiel. Automatisiert wird, was in Ihrem Betrieb jede Woche nach demselben Muster anfällt:
- Post und BelegeBriefe, Rechnungen, Kontoabgleichläuft bei uns
- Anfragen und AngeboteAnfragen vorsortieren, Angebot vorbereiten, nachfassen
- Termine und BuchungenBuchung über mehrere Standorte, Erinnerungenlauffähig gebaut
- Daten zwischen SystemenTabellen, Shop und Warenwirtschaft abgleichen, Lieferantenpreise vergleichenlauffähig gebaut
- Fristen und ÜbergabenAufgaben aus Post und Mail, Wiedervorlagenläuft bei uns
- Berichte und VorbereitungTagesübersicht, Briefing vor Kundenterminenläuft bei uns
Ihr Ablauf Steht Ihr Ablauf nicht in der Liste, bauen wir ihn trotzdem. Im Erstgespräch klären wir, ob er sich rechnet. Fallstudie: Was bei uns morgens automatisch läuft · Demo: Ein Tag in Ihrem KI-Büro
So arbeiten wir
Drei Wege zum laufenden Prozess,
Weg 1 · Einstieg
Weg 2
Weg 3
Laufend
Drei Wege zum laufenden Prozess,
je nachdem, wo Sie stehen.
Am Ende steht immer dasselbe: eine Maschine, die einen konkreten Prozess übernimmt, produktionsreif und in Ihrer Infrastruktur. Wie wir dahin kommen, hängt davon ab, ob es die Lösung schon gibt, ob der Fall klar ist oder ob wir erst hinschauen müssen.
Erste Automatisierung
Ein Ablauf aus Bausteinen, die bei uns schon laufen, in ein bis zwei Wochen in Ihren Tools. Festpreis, danach Betrieb als monatlicher Service. Auf Wunsch auf eigenem Mac mini im Büro.
KI-Assistent im BüroKompakt-Umsetzung
Ein klar umrissener Prozess, neu gebaut in zwei bis drei Wochen. Abnahmekriterien stehen im Vertrag, der Preis vorher fest.
Audit, dann Umsetzung
Für große oder unklare Fälle: ein abgegrenzter Bereich in einer Woche oder das ganze Haus in zwei. Priorisierte Ansatzpunkte mit ROI-Modell, voll auf die Umsetzung anrechenbar.
Betrieb
Monitoring, Fixes und Weiterentwicklung als Service-Vertrag. Individuell gebauter Code gehört Ihnen, Ihre Daten gehören Ihnen in jedem Fall und gehen bei Kündigung als Export an Sie.
Einstieg Jeder Weg beginnt mit demselben kostenlosen Erstgespräch. Welcher passt, klären wir dort in 30 Minuten. Den Festpreis bekommen Sie danach schriftlich. Er richtet sich nach der Zahl der Eingangskanäle und angebundenen Systeme, den Sonderfällen und Freigabestufen und der Menge der Vorgänge. Auf Wunsch kommt danach der monatliche Betrieb dazu. Wovon die Kosten abhängen
Ausbau Ein Ablauf ist der Anfang. Am Ende kann ein komplettes KI-Büro stehen, mit internem Dashboard, eigenen Abteilungen, Prüfstelle und Freigaben. Vom ersten Ablauf zum KI-Büro
Auf Anfrage Soll statt einer Maschine Ihr Team selbst mit KI arbeiten, gibt es auch einen KI-Workshop: remote als halber Tag oder vor Ort als ganzer Tag.
Anrechnung · schriftlich
Arbeiten wir weiter, zahlen Sie den Einstieg nicht doppelt.
Wächst aus der ersten Automatisierung eine größere Umsetzung desselben Ablaufs, rechnen wir den Einstieg an. Das Audit wird binnen sechs Monaten voll auf die Umsetzung angerechnet. Entscheiden Sie sich dagegen, behalten Sie Ansatzpunkte, ROI-Modell und Empfehlungen trotzdem. Alles zum Festpreis.
Wer dahinter steht
Ein Ansprechpartner,
Ein Ansprechpartner,
vom Erstgespräch bis zum Betrieb.
Lamatics wird von Quang Lam Bui geführt. Aus seiner Ausbildung zum Steuerfachangestellten kennt er Belege, Buchhaltung und Fristen aus der Praxis, und er weiß, wie viel Arbeitszeit in Betrieben dafür draufgeht. Lamatics entwickelt genau diese Abläufe als Automatisierung für den Mittelstand. Unser eigener Betrieb läuft auf genau diesen Systemen, im Dauerbetrieb, belegt in der Fallstudie.
Wer mit uns arbeitet, spricht mit dem, der auch baut. Kein Projektmanager dazwischen, keine Weitergabe an Unbekannte. Sitz ist Bielefeld, Termine vor Ort in Ostwestfalen-Lippe sind selbstverständlich, alles andere läuft remote im ganzen DACH-Raum.
Quang Lam Bui auf LinkedIn
Naheliegende Fragen
Was uns oft gefragt wird.
Was genau automatisieren Sie?
Wiederkehrende Sachbearbeitung, die heute Zeit frisst: Belege und
Rechnungen einlesen und zuordnen, Termine vergeben, Anfragen
vorsortieren, Dokumente ablegen, Daten zwischen Systemen übertragen.
Faustregel: Was ein Mensch jede Woche nach demselben Muster erledigt,
ist ein Kandidat.
Wie steht es mit dem Datenschutz?
DSGVO-konform per Architektur, nicht per Fußnote. AVV vor
Datenfluss, Zugriff nur auf das, was der Prozess wirklich braucht. Das KI-Modell läuft in Rechenzentren in der EU, mit
Auftragsverarbeitungsvertrag des Anbieters. Welchen Anbieter, legen wir
nach Ihren Anforderungen fest. Besonders sensible Daten, etwa Gesundheits- oder
Mandantendaten, prüfen wir vorab gesondert.
Wem gehört die Lösung?
Individuell gebauter Code geht an Sie über. Ihre Daten gehören in jedem Fall Ihnen und gehen bei Kündigung vollständig als Export an Sie.
Wovon hängt der Festpreis ab?
Vor allem von fünf Punkten: wie viele Eingangskanäle angebunden werden (Postfächer, Scan-Ordner, Portale), wie viele Systeme beteiligt sind, wie viele Sonderfälle und Freigabestufen es gibt, wie viele Vorgänge anfallen und wie viel Betrieb Sie wünschen. Daraus entsteht nach dem Erstgespräch ein schriftlicher Festpreis für die Einrichtung, bevor etwas startet. Übernehmen wir den Betrieb, kommt danach ein monatlicher Betrag für Hosting, Überwachung und kleine Anpassungen dazu.
Für wen passt das?
Für Betriebe im DACH-Raum, in denen der Inhaber oder die
Geschäftsführung selbst entscheidet. Entscheidend ist nicht die
Branche und nicht die Größe, sondern das Muster: viel wiederkehrende
Sachbearbeitung, hohes Beleg- oder Vorgangsvolumen und Personal, das
knapper ist als die Arbeit. Ob es sich bei Ihnen rechnet, klären wir
im Erstgespräch mit Ihren Zahlen. Passt es nicht, sagen wir das.
Brauchen wir dafür neue Software?
In der Regel nicht. Wir verbinden die Programme, die Sie schon nutzen:
Postfach, Buchhaltung, Kalender, Tabellen, Warenwirtschaft. Fehlt
irgendwo eine Schnittstelle, sagen wir das vorher und schlagen eine
Lösung vor.
Was passiert bei Sonderfällen oder fehlenden Daten?
Die Automatisierung rät nicht. Was sie nicht sicher zuordnen kann,
landet markiert bei einem Menschen, zum Beispiel "Absender
unleserlich". Freigaben wie Angebote oder Zahlungen bleiben bei Ihnen.
Geht dabei der persönliche Kontakt zu unseren Kunden verloren?
Nein. Automatisiert wird die Routine dahinter: sortieren, abgleichen,
ablegen, erinnern. Gespräche und Entscheidungen bleiben bei Ihrem
Team, das dafür mehr Zeit hat.
Was ist, wenn ein Ablauf ausfällt?
Übernehmen wir den Betrieb, überwachen wir die Abläufe und beheben
Fehler. Ihr Team kann in der Zwischenzeit wie bisher von Hand
weiterarbeiten.
Was muss ich für das Erstgespräch vorbereiten?
Nichts Aufwendiges. Hilfreich ist ein Ablauf, der Sie Zeit kostet,
und eine grobe Schätzung, wie oft er pro Woche anfällt. Zugänge oder
Daten brauchen wir dafür nicht.
Muss mein Team dafür etwas lernen?
Kaum. Eine Automatisierung soll Arbeit abnehmen, nicht neue schaffen.
Ihr Team bekommt eine Einweisung und bedient danach das, was es
ohnehin kennt.
Ratgeber Erst selbst einlesen? Der Leitfaden Prozessautomatisierung im Mittelstand gibt den Überblick. Unsere Ratgeber erklären Schritt für Schritt, wie Sie Posteingang, Eingangsrechnungen und Büroarbeit automatisieren und wo der Mensch weiter prüfen muss.
Nächster Schritt
Lassen Sie uns dreißig Minuten reden.
Kostenlos, kein Verkaufsgespräch. Wir klären gemeinsam, welcher Prozess sich bei Ihnen rechnet und ob es dafür schon eine fertige Lösung gibt. Danach bekommen Sie Umfang und Festpreis schriftlich. Passt es nicht, sagen wir das auch. Noch kein Termin? Schreiben Sie uns in zwei Sätzen, welcher Ablauf bei Ihnen Zeit kostet. Sie bekommen per Mail eine kurze Einschätzung zurück.