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Lösung · Vom ersten Ablauf zum KI-Büro Ein Ablauf ist der Anfang.
Das ganze Büro ist das Ziel.

Die Erste Automatisierung nimmt Ihrem Team eine einzige Aufgabe ab, bewusst klein, damit Sie schnell sehen, dass es funktioniert. Von dort geht es Schritt für Schritt bis zum kompletten Rollout mit internem Dashboard, KI-Abteilungen, Prüfung und Freigaben.

Erstgespräch · 30 min, kostenlos Demo ansehen

Über 30 Abläufelaufen in unserem eigenen Betrieb dauerhaft: 37 sind eingerichtet, ohne private Abläufe und Altlasten bleiben 32. Belegt in der Fallstudie

Die vier Stufen

Vom einzelnen Ablauf
zum Büro, das vorarbeitet.

Kaum ein Betrieb braucht alles auf einmal. Wir fangen dort an, wo die meiste Zeit verloren geht, und bauen von da aus weiter. Jede Stufe läuft für sich und lohnt sich auch dann, wenn Sie danach stehen bleiben.

Stufe 1 · Einstieg

Erste Automatisierung

Ein Ablauf, fest umrissen, in ein bis zwei Wochen in Ihren Programmen.

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Zum Beispiel der Posteingang oder die Eingangsrechnungen. Ergebnisse kommen als Entwurf zur Freigabe.

Beispiel Posteingang
Stufe 2

Mehrere Abläufe

Weitere Aufgaben kommen dazu: Kontoabgleich, Anfragen vorsortieren, Fristen und Termine.

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Alle Freigaben laufen an einer Stelle zusammen, morgens kommt eine Zusammenfassung.

So sieht ein Morgen aus
Stufe 3

Verbunden, mit Dashboard

Die Abläufe greifen ineinander: Ein Brief wird zur Aufgabe mit Frist, eine Rechnung wandert zum Kontoabgleich.

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Ein internes Dashboard zeigt Aufgaben, Fristen, Freigaben und den Zustand jedes Ablaufs.

Stufe 4 · Endstufe

Komplett-Rollout: KI-Büro

Jeder Bereich bekommt eigene KI-Sachbearbeiter, eine Prüfstelle kontrolliert jedes Ergebnis, eine Leitung verteilt die Arbeit.

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Dazu kommen Rollen, Zugänge, Schulung des Teams und laufender Betrieb.

Demo: Ein Tag im KI-Büro
Die Endstufe

Ein Blick genügt,
und Sie wissen, wo Ihr Büro steht.

Herzstück der Endstufe ist ein internes Dashboard für Ihr Team. Dort sieht jeder, was er sehen darf: offene Freigaben, Fristen, Aufgaben, Kennzahlen und ob alle Abläufe sauber laufen. So könnte es bei Ihnen aussehen:

Im Einsatz Diese Endstufe betreiben wir im eigenen Betrieb: ein internes Dashboard mit Aufgaben, Fristen, Finanzen und dem Live-Zustand aller Abläufe, darüber ein KI-Büro mit fünf Abteilungen und einer Prüfstelle, über 30 Abläufe im Dauerbetrieb. Im Erstgespräch zeigen wir es Ihnen live.

Was dazugehört

Der komplette Rollout
aus einer Hand.

Übersicht

Internes Dashboard

Aufgaben, Fristen, Freigaben, Kennzahlen und der Zustand jedes Ablaufs an einem Ort.

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Auf dem Rechner und auf dem Handy.

Arbeit

KI-Abteilungen

Je Bereich ein fester Satz an Abläufen, etwa Posteingang, Buchhaltung, Innendienst, Fristen.

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Eine Leitung verteilt Aufgaben und fasst den Tag zusammen.

Kontrolle

Prüfung und Freigabe

Eine Prüfstelle kontrolliert jedes Ergebnis, bevor es zu Ihnen kommt.

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Raus geht erst etwas nach Freigabe durch einen Menschen.

Sicherheit

Rollen und Zugänge

Jeder sieht nur, was er braucht.

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Jede Aktion wird protokolliert, Auftragsverarbeitung und Löschfristen sind geregelt.

Verlässlichkeit

Überwachung

Wächter prüfen laufend, ob jeder Ablauf gestartet und sauber beendet ist.

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Fällt etwas aus, wird es gemeldet und neu angestoßen.

Team

Schulung und Dokumentation

Ihr Team lernt, mit Freigaben und Dashboard zu arbeiten.

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Jeder Ablauf ist beschrieben, damit nichts an einer einzelnen Person hängt.

So läuft ein Rollout

In Etappen,
jede mit festem Preis.

Schritt 1

Bestandsaufnahme

Wir schauen uns Ihre Abläufe an und ordnen sie nach Zeitaufwand und Nutzen.

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Daraus entsteht ein Etappenplan.

Schritt 2

Erste Etappe

Der Ablauf mit dem größten Hebel kommt zuerst.

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Läuft er im Alltag, ist die Grundlage für alles Weitere gelegt.

Schritt 3

Ausbau

Etappe für Etappe kommen Abteilungen, Verbindungen und das Dashboard dazu.

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Jede Etappe hat einen eigenen Festpreis und eine Abnahme.

Laufend

Betrieb

Wir halten alles aktuell, beheben Störungen und entwickeln weiter.

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Code und Daten gehören Ihnen.

Umfang und Preis Was in welche Etappe gehört, klären wir im Erstgespräch. Umfang und Festpreis der ersten Etappe bekommen Sie danach schriftlich, bevor etwas startet. Der Preis richtet sich nach der Zahl der Abläufe, Eingangskanäle und angebundenen Systeme, nach Sonderfällen, Freigabestufen und Rollen und nach der Menge der Vorgänge. Monatlich kommt der Betrieb dazu. Wovon die Kosten abhängen

Naheliegende Fragen

Was uns zum Ausbau gefragt wird.

Müssen wir gleich mit dem kompletten Rollout anfangen?
Nein. Wir empfehlen, mit einem einzigen Ablauf anzufangen. Jede Stufe baut auf der vorherigen auf, nichts muss neu gebaut werden, wenn Sie später weitergehen.
Wie lange dauert ein kompletter Rollout?
Das hängt von der Zahl der Abläufe und Systeme ab. Wir planen den Rollout in Etappen von wenigen Wochen, jede mit eigenem Festpreis und Abnahme. Sie entscheiden nach jeder Etappe, ob es weitergeht.
Wovon hängt der Festpreis einer Etappe ab?
Jede Etappe bekommt einen eigenen Festpreis. Er richtet sich danach, wie viele Abläufe in die Etappe gehören, wie viele Eingangskanäle und Systeme angebunden werden, wie viele Sonderfälle, Freigabestufen und Rollen es gibt und wie viele Vorgänge anfallen. Sie bekommen ihn schriftlich, bevor die Etappe startet. Dazu kommt der monatliche Betrieb, der mit jeder Etappe mitwächst, weil mehr Abläufe überwacht und gepflegt werden.
Wo läuft das Dashboard und wo liegen die Daten?
Das KI-Modell läuft in Rechenzentren in der EU, mit Auftragsverarbeitungsvertrag des Anbieters. Welchen Anbieter, legen wir nach Ihren Anforderungen fest.
Entscheidet die KI dann selbst?
Nein. Auch in der Endstufe kommen Ergebnisse als Entwurf, eine Prüfstelle kontrolliert sie, und raus geht erst etwas nach Freigabe durch einen Menschen. Welche Standardfälle später ohne Freigabe laufen dürfen, legen Sie fest.
Nächster Schritt

Lassen Sie uns dreißig Minuten reden.

Kostenlos, kein Verkaufsgespräch. Wir klären, wo bei Ihnen die meiste Zeit verloren geht, mit welchem Ablauf wir anfangen und wie weit sich der Ausbau für Sie lohnt.

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