Erfassen
Absender, Anliegen, Fristen, Beträge und Anhänge werden aus dem Text gelesen, auch aus gescannten Briefen und PDF-Anhängen.
Lösung · Posteingang automatisieren
Post und Mails,
die bei der richtigen Person ankommen.
Briefe, Mails an die allgemeine Adresse, Rückfragen, Unterlagen: Irgendwer muss alles öffnen, verstehen und weiterschieben, bevor jemand antwortet. Das ist die teuerste Weiterleitung im Haus. Wir automatisieren sie: Jeder Eingang wird erfasst, zugeordnet und mit Antwortentwurf bereitgelegt.
- 1.900 EUR FestpreisEinrichtung inklusive, danach Betrieb ab 149 EUR im Monat
- Ein bis zwei Wochenbis die Automatisierung bei Ihnen läuft
- Nichts umlernenIhr Team arbeitet weiter mit Mail und gewohnter Ablage
So läuft es
Drei Schritte,
Schritt 1
Schritt 2
Schritt 3
Laufend
Drei Schritte,
bei jedem Eingang.
Ob Brief oder Mail: Jeder Vorgang durchläuft dieselben drei Schritte, bevor ein Mensch ihn anfasst. Gescannte Post wird dabei wie eine Mail behandelt.
Zuordnen
Der Vorgang geht an die zuständige Person oder Abteilung, nach Regeln, die wir mit Ihnen festlegen. Unklare Fälle werden markiert statt geraten.
Bereitlegen
In einer gemeinsamen Übersicht liegt der Vorgang mit Frist und Antwortentwurf. Gesendet wird erst, wenn ein Mensch freigibt.
Betrieb
Wir überwachen die Abläufe, passen Regeln an und beheben Fehler. Ihre Daten gehören Ihnen und gehen bei Kündigung als Export an Sie.
Ein Beispiel
Aus einer Mail an info@
Aus einer Mail an info@
wird ein fertiger Vorgang.
Eingang · Mail an info@
Betreff: BV Schulstraße
anbei Nachtragsangebot Nr. 3 Elektro,
bitte Prüfung bis 20.10.
Gruß, Fa. Meier
In der Übersicht, bei der richtigen Person
- Liegt bei: Projektleitung BV Schulstraße
- Vorgang: Nachtragsangebot Nr. 3, Elektro
- Frist: Prüfung bis 20.10.
- Anhang: im Projektordner abgelegt
- Antwort: Eingangsbestätigung liegt als Entwurf bereit
Eigenbetrieb Unsere eigene Post läuft genauso: Briefe werden gescannt, Absender, Betrag und Frist erkannt, Termine landen im Kalender. Das zeigen wir Ihnen im Erstgespräch live.
Preis und Umfang
Einrichtung · einmalig
Betrieb · monatlich
Kein Großprojekt. Ein fester Preis.
1.900 EUR netto
Ein Ablauf: ein Eingangskanal (Postfach oder Scan-Ordner), Zuordnungsregeln für Ihre Abteilungen, gemeinsame Übersicht, Antwortentwürfe.
- Festpreis, schriftlich vor dem Start
- Einrichtung in ein bis zwei Wochen
- Einweisung für Ihr Team
ab 149 EUR netto
Hosting, Monitoring und kleine Anpassungen der Regeln. Läuft etwas schief, beheben wir es.
- Konditionen schriftlich im Angebot
- Datenexport bei Kündigung
- Ein Ansprechpartner, keine Hotline
Umfang Diese Stufe arbeitet mit Text rein, Text raus: Mails, Scans, PDFs. Eine Anbindung an Ihr ERP oder Ihre Branchensoftware ist der nächste Schritt und wird separat zum Festpreis angeboten.
Kostenlos testen
Schicken Sie uns einen echten Vorgang.
Eine Mail oder einen gescannten Brief aus Ihrem Alltag, geschwärzt oder als nachgestelltes Beispiel ohne echte Personendaten, an lam.bui@lamatics.de. Sie bekommen zurück, was die Automatisierung daraus macht. Kostenlos und ohne Verpflichtung.
Naheliegende Fragen
Was uns zum Posteingang gefragt wird.
Schickt die KI selbstständig Antworten raus?
Nein. Antworten liegen als Entwurf bereit, gesendet wird erst nach Freigabe durch einen Menschen. Ob einzelne Standardfälle, etwa Eingangsbestätigungen, später automatisch rausgehen, entscheiden Sie.
Was passiert mit Papierpost?
Briefe werden einmal gescannt, zum Beispiel mit dem vorhandenen Multifunktionsgerät in einen Ordner oder an eine Mailadresse. Ab dann laufen sie wie jede Mail durch dieselben Schritte.
Wie steht es mit dem Datenschutz?
Verarbeitung in der EU, Auftragsverarbeitungsvertrag vor dem ersten Datenfluss, Zugriff nur auf das Postfach oder den Ordner, den der Ablauf braucht. Für besondere Anforderungen nutzen wir Modelle über AWS Bedrock in Frankfurt.
Was ist, wenn die Zuordnung falsch liegt?
Unsichere Fälle werden markiert und landen bei einer festgelegten Person, statt geraten zu werden. Falsche Zuordnungen fließen im Betrieb in die Regeln ein, deshalb wird die Trefferquote mit der Zeit besser.
Müssen wir dafür neue Software einführen?
Nein. Die Automatisierung arbeitet mit Ihrem bestehenden Postfach und Ihrer Ablage. Neu ist nur die gemeinsame Übersicht, und die ist im Browser erreichbar.
Nächster Schritt
Lassen Sie uns dreißig Minuten reden.
Kostenlos, kein Verkaufsgespräch. Wir schauen gemeinsam auf Ihren Posteingang und sagen Ihnen ehrlich, ob sich die Automatisierung bei Ihnen rechnet.