Ratgeber · E-Rechnungen empfangen E-Rechnungen empfangen
und automatisch verarbeiten.

Was auf Ihren Rechnungseingang zukommt

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können. Ablehnen können Sie eine E-Rechnung nicht, Ihre Zustimmung ist nicht nötig. Laut Bundesfinanzministerium genügt für den Empfang ein E-Mail-Postfach.

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Lieferanten mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 fast alle. Bis Ende 2027 kommen bei Ihnen also E-Rechnungen, PDFs und Papier gemischt an. Ihr Rechnungseingang muss alle drei verarbeiten. Die Termine im Einzelnen erklärt der Ratgeber E-Rechnung ab 01.01.2027.

XRechnung und ZUGFeRD: zwei Formate, eine Norm

Beide Formate folgen der europäischen Norm EN 16931. Sie unterscheiden sich darin, was ein Mensch ohne Software sieht.

Für die Verarbeitung ist das wichtig: Wer bei ZUGFeRD nur auf das PDF schaut, prüft den falschen Teil. Ein guter Ablauf liest immer die XML-Daten.

Empfangen: ein Eingang für alle Rechnungen

• Eine Adresse. Richten Sie eine Adresse nur für Rechnungen ein, zum Beispiel rechnung@ihrbetrieb.de. Teilen Sie sie allen Lieferanten mit.
• Anhänge nicht verlieren. XML-Dateien sehen für Spamfilter und Mitarbeiter oft unwichtig aus. Stellen Sie sicher, dass sie nicht gelöscht oder übersehen werden.
• Eine Anzeige. Für XRechnungen brauchen Sie ein Programm, das die Datei lesbar darstellt. Viele Buchhaltungsprogramme können das bereits.
• Portale und EDI. Manche Lieferanten stellen Rechnungen in ein Portal. Notieren Sie, welche Portale es gibt und wer dort die Rechnungen abholt.

Prüfen: was eine Maschine übernimmt

Bei einer E-Rechnung muss niemand mehr Daten aus einem Bild lesen. Die Prüfung bleibt. Einen großen Teil davon kann Software zuverlässig erledigen:

1. Format prüfen. Ein Prüfprogramm (Validator) zeigt, ob die Datei der Norm entspricht. Laut BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 liegt bei einem Formatfehler keine E-Rechnung vor. Bitten Sie den Lieferanten dann um eine neue Datei.
2. Pflichtangaben prüfen. Name und Anschrift, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsnummer, Datum, Leistung, Entgelt und Steuer. Die Liste steht in § 14 Absatz 4 Umsatzsteuergesetz.
3. Dubletten erkennen. Ist dieselbe Rechnung schon einmal eingegangen, etwa als PDF und als XML?
4. Nachrechnen. Passen Netto, Steuer und Brutto zusammen?
5. Bankverbindung vergleichen. Ist die IBAN dieselbe wie beim letzten Mal?
6. Abgleichen. Passt der Betrag zur Bestellung oder zum Auftrag, falls es einen gibt?

Diese Punkte gehören zum Menschen:

• Sachliche Richtigkeit. Ob die Leistung so erbracht wurde, weiß nur, wer bestellt hat.
• Neue Bankverbindung. Die Software meldet die Änderung. Bestätigt wird sie über einen bekannten Kontaktweg, am besten telefonisch.
• Zahlungsfreigabe. Gezahlt wird erst nach Freigabe.
• Unklare Kontierung. Wenn die Software unsicher ist, markiert sie den Beleg. Ihre Buchhaltung entscheidet.

Ablegen: was GoBD und Gesetz verlangen

Rechnungen werden acht Jahre aufbewahrt, nach § 14b Umsatzsteuergesetz und § 147 Abgabenordnung. Für E-Rechnungen gilt zusätzlich:

• Original unverändert. Aufzubewahren ist mindestens der strukturierte Teil, in der Form, in der er ankam. Seit der Änderung der GoBD vom 14. Juli 2025 genügt dieser Teil. Den PDF-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung brauchen Sie nur zusätzlich, wenn er weitere steuerlich wichtige Angaben enthält.
• Maschinell auswertbar. Die Datei muss lesbar und auswertbar bleiben. Ein Ausdruck auf Papier ersetzt sie nicht.
• Vermerke getrennt. Prüf- und Freigabevermerke werden neben der Rechnung gespeichert, nicht in die Datei geschrieben.
• Ablauf beschrieben. Die GoBD verlangen eine Verfahrensdokumentation. Ein automatischer Rechnungseingang gehört dort hinein.

Was das für Ihr Archiv und Ihre Buchhaltungssoftware im Einzelnen bedeutet, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

So sieht ein automatischer Ablauf aus

1. Die Rechnung kommt per Mail, Portal oder als Scan in einem Eingang an.
2. Der Ablauf erkennt das Format: XRechnung, ZUGFeRD, PDF oder Papier.
3. E-Rechnungen werden validiert und ausgelesen. PDFs und Scans werden mit Texterkennung oder einem Sprachmodell ausgelesen.
4. Die Prüfungen von oben laufen automatisch. Auffälligkeiten werden markiert.
5. Die zuständige Person bekommt die Rechnung mit allen Daten zur Freigabe.
6. Freigegebene Rechnungen gehen an die Buchhaltung. Das Original wird unverändert abgelegt, die Vermerke daneben.

Der Vorteil: Alle Formate laufen durch denselben Ablauf. Niemand muss sich merken, welcher Lieferant schon E-Rechnungen schickt.

Womit Sie anfangen

• Eine Probe-E-Rechnung empfangen, anzeigen und ablegen. Klappt das?
• Eine Adresse für Rechnungen festlegen und allen Lieferanten mitteilen.
• Prüfen, ob XML-Anhänge sicher ankommen und nicht im Spamfilter landen.
• Klären, wo das Original abgelegt wird und wer darauf zugreift.
• Freigaberegeln schriftlich festhalten, mit Vertretung.
• Die Verfahrensdokumentation ergänzen.

Typische Stolpersteine beschreibt der Ratgeber E-Rechnung im Mittelstand: typische Fehler bei der Umstellung.

Wie Lamatics dabei hilft

Lamatics richtet einen solchen Ablauf als Erste Automatisierung zum Festpreis ein, in ein bis zwei Wochen und in Ihren vorhandenen Werkzeugen wie Mail, Ordner und Tabelle. Danach läuft der Betrieb als monatlicher Service. Wie das für Briefe, Mails und Rechnungen zusammen aussieht, zeigt die Seite Posteingang automatisieren. Die fünf Stationen einer Eingangsrechnung erklärt der Ratgeber Eingangsrechnungen automatisch verarbeiten. Weitere Themen finden Sie in der Ratgeber-Übersicht.

Hinweis: Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick. Er ist keine Steuerberatung und keine Rechtsberatung. Ob und wie die Regeln für Ihr Unternehmen gelten, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.