Ratgeber · E-Rechnung: typische Fehler E-Rechnung im Mittelstand:
typische Fehler bei der Umstellung.

Fehler bei der Planung

1. Denken, das Thema kommt erst 2028

Empfangen müssen alle Unternehmen E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr ab dem 1. Januar 2027. Besser: Klären Sie jetzt, welcher Termin für Sie gilt. Die Übersicht steht im Ratgeber E-Rechnung ab 01.01.2027.

2. Nur den Umsatz mit Geschäftskunden zählen

Für die Grenze von 800.000 Euro zählt der Gesamtumsatz des Vorjahres im Sinne von § 19 Absatz 3 Umsatzsteuergesetz, nicht nur der Umsatz mit anderen Unternehmen. Besser: Lassen Sie den Wert für 2026 von Ihrer Steuerberatung bestätigen.

3. Ein PDF für eine E-Rechnung halten

Ein PDF per Mail ist keine E-Rechnung. Auch ein ZUGFeRD-PDF in den Profilen MINIMUM oder BASIC-WL zählt nicht. Besser: Fragen Sie Ihren Softwareanbieter, welches Format und welches Profil Ihr Programm erzeugt.

4. Auf eine Verschiebung warten

Einige Verbände fordern, den Termin 2027 zu verschieben. Stand 22. Oktober 2026 gibt es dazu kein Gesetz. Besser: Planen Sie mit dem 1. Januar 2027. Eine Umstellung, die früher fertig ist, schadet nicht.

Fehler beim Rechnungsausgang

5. Nur die normale Rechnung umstellen

Anzahlungs-, Abschlags- und Schlussrechnungen, Gutschriften und Korrekturen sind auch Rechnungen. Laut BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 muss die Korrektur einer E-Rechnung ebenfalls eine E-Rechnung sein. Besser: Listen Sie alle Rechnungsarten auf und testen Sie jede einzeln.

6. Die Leistung nur im Anhang beschreiben

Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 gehört die steuerlich nötige Beschreibung der Leistung in den strukturierten Teil. Ein Verweis auf einen Anhang reicht dafür nicht. Besser: Prüfen Sie Ihre Vorlagen und Artikeltexte. Details dürfen weiter in einem eingebetteten Anhang stehen.

7. Ohne Test an den Kunden schicken

Hat eine Datei einen Formatfehler, liegt laut BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 keine E-Rechnung vor. Der Kunde wird eine neue anfordern, und Ihr Geld kommt später. Besser: Prüfen Sie Ihre Rechnungen mit einem Prüfprogramm (Validator) und schicken Sie vor dem Jahreswechsel Testrechnungen an einige Kunden.

8. Kunden nicht nach dem Empfangsweg fragen

Viele Kunden haben inzwischen eine eigene Adresse oder ein Portal für Rechnungen. Wer an die alte Kontaktadresse schickt, wartet länger auf sein Geld. Besser: Fragen Sie Ihre Geschäftskunden jetzt und pflegen Sie die Adressen in Ihren Stammdaten.

Fehler beim Rechnungseingang

9. XML-Anhänge gehen unter

Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei. Spamfilter sortieren sie manchmal aus, Mitarbeiter halten sie für unwichtig, und ohne Anzeigeprogramm kann sie niemand lesen. Besser: Eine feste Adresse für Rechnungen, eine Anzeige für XML und eine Probe-E-Rechnung, die einmal komplett durchläuft.

10. In PDF umwandeln und nur das PDF ablegen

Aufzubewahren ist mindestens der strukturierte Teil, unverändert in der Form, in der er ankam. Das ergibt sich aus § 14b Umsatzsteuergesetz und der Änderung der GoBD vom 14. Juli 2025. Ein Ausdruck auf Papier ersetzt die Datei auch nicht. Besser: Das Original ablegen, Vermerke getrennt speichern.

11. Bei ZUGFeRD nur das PDF prüfen

Steuerlich maßgeblich sind die XML-Daten. Weichen PDF und XML voneinander ab, zählt der XML-Teil. Besser: Lassen Sie die Prüfung immer auf den XML-Daten laufen. Ein automatischer Ablauf erledigt das von selbst.

12. Neue Bankverbindungen einfach übernehmen

Auch eine formal korrekte E-Rechnung kann gefälscht sein. Ein bekannter Betrugsweg sind Rechnungen mit neuer IBAN. Besser: Die Software meldet jede Änderung. Ein Mensch bestätigt sie über eine bekannte Telefonnummer, nie per Antwort auf dieselbe Mail.

Fehler in der Organisation

• Niemand ist zuständig. Die Umstellung läuft nebenher und bleibt liegen. Benennen Sie eine verantwortliche Person mit Termin.
• Die Verfahrensdokumentation bleibt alt. Neue Abläufe bei Ausgang und Eingang gehören hinein.
• Mit der großen Schnittstelle anfangen. Erst muss der Eingang sauber laufen, dann lohnt die Anbindung an ERP oder DATEV.
• Die Steuerberatung zu spät fragen. Umsatzgrenze, Sonderfälle und Archiv klären Sie besser im Herbst als im Januar.

Kurze Checkliste

• Termin für Ihr Unternehmen geklärt (2027 oder 2028).
• Rechnungsprogramm erzeugt XRechnung oder ZUGFeRD nach EN 16931.
• Alle Rechnungsarten getestet, auch Gutschriften und Korrekturen.
• Leistungsbeschreibung steht in den Daten, nicht nur im Anhang.
• Empfangswege der Kunden in den Stammdaten.
• Eine Adresse für eingehende Rechnungen, XML-Anhänge kommen sicher an.
• Originale werden unverändert abgelegt.
• Neue Bankverbindungen werden telefonisch bestätigt.
• Verfahrensdokumentation ergänzt.

Wo Lamatics hilft

Viele dieser Fehler passieren im Rechnungseingang, weil dort Formate gemischt ankommen und Prüfung und Ablage von Hand laufen. Lamatics richtet einen Ablauf ein, der alle Formate liest, prüft, zur Freigabe vorlegt und das Original unverändert ablegt. Das ist eine Erste Automatisierung zum Festpreis, in Ihren vorhandenen Werkzeugen. Mehr dazu auf der Seite Posteingang automatisieren und im Ratgeber E-Rechnungen empfangen und automatisch verarbeiten. Alle Themen finden Sie in der Ratgeber-Übersicht.

Hinweis: Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick. Er ist keine Steuerberatung und keine Rechtsberatung. Ob und wie die Regeln für Ihr Unternehmen gelten, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.