Ratgeber · E-Rechnung ab 2027 E-Rechnung ab 1. Januar 2027:
was Unternehmen jetzt umstellen müssen.

Worum es geht

Das Wachstumschancengesetz hat die Regeln für Rechnungen geändert. Bei Umsätzen zwischen Unternehmen im Inland ist seit 2025 in der Regel eine E-Rechnung zu verwenden. So steht es in § 14 Umsatzsteuergesetz. Für das Ausstellen gibt es Übergangsfristen. Sie stehen in § 27 Absatz 38 Umsatzsteuergesetz. Eine dieser Fristen endet am 31. Dezember 2026.

Die Termine im Überblick

Die Übergangsregeln knüpfen an den Zeitpunkt der Leistung an, nicht an das Rechnungsdatum. Für eine Leistung aus dem Jahr 2026 gilt also noch die Regel für 2026, auch wenn die Rechnung erst im Januar 2027 geschrieben wird. Sonderfälle wie Anzahlungen klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Was eine E-Rechnung ist

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format. Sie wird elektronisch ausgestellt, übermittelt und empfangen, und ein Programm kann sie direkt verarbeiten. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind das vor allem zwei Formate:

• XRechnung. Eine reine XML-Datei. Ohne passende Anzeige kann sie kein Mensch lesen.
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL zählen laut Bundesfinanzministerium nicht als E-Rechnung.

Ein normales PDF per Mail ist keine E-Rechnung, auch wenn es elektronisch verschickt wird. Ein Scan auch nicht. Ab 2027 zählt für betroffene Aussteller nur noch die strukturierte Datei.

Sind Sie ab 2027 betroffen?

Gehen Sie diese vier Fragen durch.

1. Liefern oder leisten Sie an andere Unternehmen im Inland?

Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen Unternehmen, die im Inland ansässig sind. Rechnungen an Privatkunden fallen nicht darunter. Für Rechnungen an Behörden gelten eigene Regeln.

2. Lag Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro?

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Vorjahres im Sinne von § 19 Absatz 3 Umsatzsteuergesetz. Für 2027 ist das also der Gesamtumsatz 2026. Gemeint ist der Umsatz des ganzen Unternehmens, nicht nur der Umsatz mit Geschäftskunden. Wie der Wert für Ihr Unternehmen genau berechnet wird, klärt Ihre Steuerberatung.

3. Greift eine Ausnahme?

Keine E-Rechnung ist nötig für Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro (§ 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung) und für Fahrausweise. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen (§ 34a Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung). Auch bestimmte steuerfreie Umsätze sind ausgenommen. Empfangen können müssen aber auch diese Unternehmen E-Rechnungen.

4. Welche Rechnungsarten schreiben Sie?

Die Pflicht betrifft nicht nur die normale Rechnung. Auch Anzahlungs-, Abschlags- und Schlussrechnungen, Gutschriften und Korrekturen gehören dazu. Machen Sie eine Liste aller Rechnungsarten, die Ihr Haus verlässt.

Neu: das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026

Die Finanzverwaltung erklärt ihre Sicht in BMF-Schreiben. Nach den Schreiben vom 15. Oktober 2024 und vom 15. Oktober 2025 ist am 15. Oktober 2026 ein weiteres erschienen. Zwei Punkte daraus sind für die Umstellung wichtig:

• Leistungsbeschreibung im strukturierten Teil. Die steuerlich nötige Beschreibung der Leistung gehört in die XML-Daten. Ein Verweis auf einen Anhang reicht dafür nicht. Weitere Details dürfen in einem eingebetteten Anhang stehen.
• Korrekturen als E-Rechnung. Wird eine E-Rechnung berichtigt, muss auch die Korrektur eine E-Rechnung sein.

Das Schreiben ist neu. Lassen Sie die Einzelheiten für Ihre Rechnungen von Ihrer Steuerberatung prüfen.

Wird der Termin noch verschoben?

Einige Verbände fordern, die Pflicht ab 2027 um ein Jahr zu verschieben. Stand 22. Oktober 2026 gibt es dazu kein Gesetz. Der Termin 1. Januar 2027 gilt. Planen Sie damit.

Was Sie jetzt umstellen müssen

1. Umsatz 2026 klären. Schätzen Sie mit Ihrer Steuerberatung, ob Sie über 800.000 Euro liegen. Im Zweifel stellen Sie trotzdem um. E-Rechnungen ausstellen dürfen Sie auch freiwillig.
2. Rechnungsprogramm prüfen. Kann es XRechnung oder ZUGFeRD nach EN 16931 erzeugen? Fragen Sie beim Anbieter nach, ab welcher Version und für welche Rechnungsarten.
3. Leistungstexte prüfen. Steht die Leistung in den Daten der Rechnung oder nur in einem Anhang? Passen Sie Vorlagen und Artikeltexte an.
4. Kundendaten ergänzen. Fragen Sie Ihre Geschäftskunden, an welche Adresse oder über welchen Weg sie E-Rechnungen haben wollen. Pflegen Sie das in Ihren Stammdaten.
5. Testrechnungen schicken. Schicken Sie einigen Kunden vor dem Jahreswechsel eine E-Rechnung zur Probe. Prüfen Sie die Datei vorher mit einem Prüfprogramm (Validator).
6. Den Eingang nicht vergessen. Ab 2027 bekommen Sie selbst deutlich mehr E-Rechnungen. Sie müssen sie lesen, prüfen und unverändert ablegen. Wie das geht, steht im Ratgeber E-Rechnungen empfangen und automatisch verarbeiten.
7. Verfahrensdokumentation anpassen. Neue Abläufe bei Rechnungsausgang und Eingang gehören dort hinein.
8. Zuständigkeit festlegen. Eine Person ist für die Umstellung verantwortlich, mit Termin.

Was dabei oft schiefgeht, zeigt der Ratgeber E-Rechnung im Mittelstand: typische Fehler bei der Umstellung.

Was sich nicht ändert

• Die E-Rechnung geht weiter direkt an Ihren Kunden. Eine Meldung an das Finanzamt ist damit nicht verbunden.
• Die Pflichtangaben einer Rechnung bleiben dieselben.
• Rechnungen werden weiter acht Jahre aufbewahrt.
• Prüfen und freigeben muss bei eingehenden Rechnungen weiter ein Mensch.

Wo Automatisierung hilft

Das Ausstellen übernimmt in der Regel Ihr Rechnungs- oder Warenwirtschaftsprogramm. Mehr Arbeit entsteht oft auf der anderen Seite: im Rechnungseingang. Dort kommen bis Ende 2027 E-Rechnungen, PDFs und Papier gemischt an. Ein automatischer Ablauf liest alle Formate, prüft auf Dubletten und Pflichtangaben, legt die Rechnung der zuständigen Person zur Freigabe vor und legt das Original unverändert ab.

Genau so einen Ablauf richtet Lamatics als Erste Automatisierung zum Festpreis ein, in Ihren vorhandenen Werkzeugen. Wie das für Briefe, Mails und Rechnungen aussieht, zeigt die Seite Posteingang automatisieren. Die einzelnen Stationen beschreibt der Ratgeber Eingangsrechnungen automatisch verarbeiten. Für Betriebe in Ostwestfalen-Lippe kommen wir auch vor Ort vorbei, siehe Automatisierung in OWL. Alle Themen finden Sie in der Ratgeber-Übersicht.

Hinweis: Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick. Er ist keine Steuerberatung und keine Rechtsberatung. Ob und wie die Regeln für Ihr Unternehmen gelten, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.